Erste Schritte mit KI im Betrieb

Du hast KI schon ausprobiert, aber sie ist noch kein fester Teil deiner Arbeit? Dann ist diese Seite dein Einstieg. Mit KI meinen wir hier Assistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot oder Le Chat. Du schreibst ihnen eine Aufgabe in normaler Sprache. Diese Aufgabe heißt Prompt. Die KI antwortet mit einem Text, einer Liste oder einer Tabelle.

Was KI kann und was nicht

Das kann KI gut

• Texte entwerfen und umschreiben. Eine Mail zum Angebot, eine Stellenanzeige für einen Gesellen, eine Antwort auf eine Google-Bewertung. In einem Experiment mit 453 Fachkräften brauchten die Teilnehmer mit ChatGPT für Schreibaufgaben 40 % weniger Zeit, und die Qualität stieg um 18 % (Noy und Zhang, Science 2023, getestet mit ChatGPT von Anfang 2023).
• Zusammenfassen, wenn das Original danebenliegt. Ein Protokoll aus deinen Stichpunkten von der Baubesprechung, die Kurzfassung eines Vertrags. Microsoft selbst nennt Entwürfe und Zusammenfassungen den Zweck seines Copilot und empfiehlt, sie vor dem Versand zu prüfen (Microsoft Learn).
• Kundenanfragen vorsortieren und Antworten vorschlagen. Die KI schlägt vor, ein Mensch schickt ab. In einer Studie mit 5.172 Beschäftigten im Kundensupport lösten die Mitarbeitenden mit KI-Assistent im Schnitt 15 % mehr Fälle pro Stunde, weniger erfahrene sogar 30 % mehr (Brynjolfsson, Li und Raymond, Quarterly Journal of Economics 2025).
• Struktur geben. Checklisten, Gesprächsleitfäden, Gliederungen.
• Übersetzen und vereinfachen. Eine Kundeninfo auf Polnisch, Fachsprache in einfache Sprache.
• Excel erklären. Formeln und Tabellen Schritt für Schritt.

Die letzten drei Punkte sind Erfahrungswerte. Eine eigene Studie gibt es dazu nicht.

Das kann KI nicht, oder nur mit Prüfung

• Fakten, Zahlen und Aktuelles. In einer Studie europäischer Rundfunksender hatten 45 % von rund 2.700 geprüften Antworten mindestens ein erhebliches Problem. 20 % enthielten grobe Fehler, etwa erfundene oder veraltete Angaben. Getestet wurden die kostenlosen Versionen von ChatGPT, Copilot, Gemini und Perplexity (EBU/BBC, veröffentlicht am 21.10.2025).
• Quellen, Links und Zitate. In einem Test mit 8 KI-Suchen und 1.600 Anfragen waren über 60 % der Antworten falsch (Tow Center, 06.03.2025). Prüf jeden Link, bevor du ihn weitergibst.
• Recht, Steuern, Förderung, Gesundheit. Beim Amtsgericht Köln stützte ein Anwalt einen Schriftsatz auf offenbar von KI erfundene Fundstellen. Das Gericht rügte das (Beschluss vom 02.07.2025, 312 F 130/25).
• Ein Chatbot ohne Aufsicht im Kundenkontakt. Der Chatbot auf der Website einer Beauty-Klinik erfand Facharzttitel der Geschäftsführer. Das Oberlandesgericht Hamm rechnete das der Firma als eigenes Handeln zu. Das Argument, Kunden wüssten doch, dass KI Fehler macht, half nicht. Das Urteil ist noch nicht rechtskräftig, die Revision zum Bundesgerichtshof ist zugelassen (OLG Hamm, 12.05.2026, 4 UKl 3/25).
• Kalkulation und Rechnen. Wenn die KI Summen, Mengen oder Aufmaße berechnet, rechnest du selbst nach.

Die Regel dahinter: KI liefert Entwürfe. Du prüfst und entscheidest. Wie du prüfst, steht unter Ergebnisse prüfen.

Selbsttest

Welche Aufgabe eignet sich für deinen ersten Versuch? Denk an eine Aufgabe aus deiner letzten Woche. Zum Beispiel: Rückmeldungen auf Anfragen schreiben, Baustellenberichte zusammenfassen oder Angebotstexte formulieren. Dann geh diese fünf Aussagen durch und zähl, wie viele zutreffen.

• Der Vorgang kostet mindestens einmal pro Woche Zeit oder Nerven.
• Die benötigten Ausgangsinformationen liegen zuverlässig vor.
• Das gewünschte Ergebnis hat meistens dieselbe erkennbare Struktur.
• Eine verantwortliche Person kann das Ergebnis schnell und eindeutig prüfen.
• Versand, Veröffentlichung, Zahlung oder Buchung bleibt bis zur Freigabe beim Menschen.

So wertest du aus:

• Weniger als 3 treffen zu: Noch kein guter erster Versuch. Schneide die Aufgabe kleiner oder sorg zuerst dafür, dass die Unterlagen vollständig vorliegen.
• 3 oder 4 treffen zu: Guter Kandidat für einen kleinen Test.
• Alle 5 treffen zu: Guter Kandidat für einen Pilot, also einen festen Probelauf über einige Wochen.

Die Fragen greifen Kriterien auf, die auch Beratungsstellen nutzen. Ein Leitfaden des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hamburg fragt zum Beispiel, ob die Daten digital und geordnet vorliegen, ob der Ablauf klaren Regeln folgt und ob die Aufgabe oft vorkommt. Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg sortiert Aufgaben zuerst nach Häufigkeit und Auswirkung und prüft erst danach, ob KI passt.

Zwei Fragen solltest du zusätzlich stellen. Liegen die Daten gar nicht digital vor? Wäre ein Fehler teuer oder heikel, etwa bei Personal- oder Gesundheitsdaten? Dann nimm dir diese Aufgabe erst später vor.

Dein erster Schritt

Fang klein an. Ein Versuch mit einer einzigen Aufgabe reicht.

1. Wähl eine Aufgabe. Nimm die Aufgabe mit den meisten Treffern aus dem Selbsttest. Nur eine.
2. Richte dein Betriebsprofil ein. Das Betriebsprofil ist eine kurze Beschreibung deines Betriebs, die die KI bei jeder Aufgabe mitliest: was du anbietest, wie du schreibst, was nie passieren darf. Die Anleitung und die fertige Arbeitsanweisung findest du unter Arbeitsanweisungen.
3. Probier es mit erfundenen Daten. Nimm eine ausgedachte Anfrage, zum Beispiel: „Herr Beispiel aus Werneuchen möchte ein Angebot für 40 Quadratmeter Pflaster in der Einfahrt.“ Passende Prompts zum Kopieren stehen unter Prompts.
4. Prüf das Ergebnis. Leg das Original daneben und geh die Prüfroutine durch.
5. Klär die Regeln, bevor echte Daten hineinkommen. Was nicht in die KI gehört, steht unter Datenschutz.

Klappt es, teste die Aufgabe zwei Wochen lang. Notier dir grob, wie lange sie vorher gedauert hat und wie lange jetzt. So siehst du selbst, ob sich der Aufwand für dich lohnt.