Wie setzen kleine Betriebe KI im Alltag ein? Auf dieser Seite stehen Beispiele, die in Fachmedien und Studien veröffentlicht wurden. Firmennamen nennen wir nur, wenn die Quelle sie öffentlich nennt.
Wichtig beim Lesen: Alle Ergebnisse sind Selbstauskünfte. Das heißt, der Betrieb sagt das über sich selbst. Niemand hat die Angaben unabhängig geprüft. Nimm die Beispiele als Anregung, nicht als Versprechen für deinen Betrieb.
Beispiele aus Handwerk und Bau
Malerbetrieb in Berlin: Angebote, Mails und Unterweisungen
Malermeister Robert Sachs aus Berlin hat vier Mitarbeitende. Er nutzt ChatGPT für mehrere Aufgaben:
- persönliche Angebote schreiben
- E-Mails formulieren
- Social-Media-Beiträge aus Fotos entwerfen
- Sicherheitsunterweisungen schreiben
Die Arbeit mit ChatGPT kostet ihn nach eigener Aussage kaum Zeit. Kunden reagieren besser auf persönliche Angebote. Er sagt auch: Das Formulieren von Anweisungen an die KI muss man erst lernen. Diese Anweisung heißt Prompt. Außerdem testet er einen Malerroboter.
Quelle: KIDiHa-Publikation, 2024. Herausgeber sind die Fachhochschule des Mittelstands, Fraunhofer IOSB-INA und die Kreishandwerkerschaft Paderborn-Lippe, gefördert vom Wirtschaftsministerium NRW.
SHK-Betrieb in Berlin: KI am Telefon
SHK steht für Sanitär, Heizung, Klima. Der Berliner SHK-Betrieb Krone GT bekommt mehr als 400 Anrufe am Tag. Ein KI-Telefonassistent eines Anbieters nimmt rund um die Uhr Anliegen auf. Er beantwortet häufige Fragen und leitet schwierige Fälle an Menschen weiter.
Laut dem Bericht gibt es weniger Unterbrechungen für das Team und weniger verpasste Anrufe. Anrufer sind am Anfang unsicher. Zahlen nennt der Artikel nicht.
Anrufer sollen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Was die EU-KI-Verordnung dazu sagt, steht unter EU-KI-Verordnung.
Quelle: handwerk magazin, 21.05.2026.
Wintergartenbauer im Allgäu: Anfragen bewerten
Brack Wintergarten aus Altusried hat 25 Mitarbeitende. Eine KI-Ampel bewertet dort neue Anfragen danach, wie wahrscheinlich ein Auftrag daraus wird. Dazu kommt ein eigener GPT für Spesenabrechnungen. Ein eigener GPT ist ein ChatGPT mit fest hinterlegter Anweisung für eine Aufgabe (siehe Glossar).
Der Betrieb nennt eine Investition von 12.000 € und eine Umsetzung in rund drei Monaten. Er berichtet von niedrigeren Vertriebskosten und schnelleren Spesenabrechnungen. Wie treffsicher die Ampel ist, geben die Quellen unterschiedlich an. Deshalb nennen wir dazu keine Zahl.
Quellen: impulse, 28.02.2024; ZDH Best Practice KI; Deutsche Handwerks Zeitung, 28.05.2025.
Kälteanlagenbauer in Augsburg: Touren und Social Media
GBS Kühlanlagen aus Augsburg hat 28 Mitarbeitende. Der Betrieb plant die Routen seiner Monteure mit KI. ChatGPT nutzt er für Social Media und um seine Zielgruppen zu analysieren. Das Ergebnis beschreibt der Betrieb nur allgemein als große Zeitersparnis, ohne Zahlen.
Quelle: KIDiHa-Publikation, 2024.
SHK-Betrieb: Unterlagen übersetzen
Ein SHK-Betrieb übersetzt mit KI Unterlagen für ukrainische Mitarbeitende.
Quelle: ZDH Best Practice KI.
Beispiele aus Handel, Dienstleistung und Gesundheit
Marketingagentur für Tourismus: Bilder erzeugen
Die Agentur Tourcomm hat acht Mitarbeitende. Sie erzeugt Marketingbilder mit dem Bildprogramm Midjourney, statt Stockfotos zu kaufen. Stockfotos sind fertige Bilder aus einer Bilddatenbank. Die günstigste Version kostete laut dem Artikel rund 10 US-Dollar im Monat (Stand Februar 2024).
Der Vorteil liegt laut Artikel beim Geld: Die Bilder sind günstiger als Fotos von einer Agentur. Schneller geht es nicht unbedingt. Ein Bild zu erstellen kann laut Artikel zwei bis drei Stunden dauern.
Quelle: impulse, 28.02.2024.
Händler für Melktechnik: Nachbestellungen vorschlagen
Die Firma Schätz aus Herbisried im Allgäu handelt mit Melktechnik und hat 14 Mitarbeitende. Eine Absatzprognose schlägt dort automatisch Nachbestellungen vor. Absatzprognose heißt: Das System schätzt, was in den nächsten Wochen verkauft wird.
Der Betrieb nennt eine Investition im fünfstelligen Bereich und 18 Monate Einführung. Nach eigener Aussage läuft der Bestand kaum noch leer. Bei selten verkauften Artikeln stößt das System an Grenzen.
Quelle: impulse, 28.02.2024.
Gesundheit
Für kleine Betriebe aus dem Gesundheitsbereich haben wir kein veröffentlichtes Beispiel mit Quelle gefunden. Die Aufgaben aus den anderen Beispielen gibt es aber auch in einer Praxis: Mails beantworten, Texte schreiben, Unterlagen übersetzen. Bei Gesundheitsdaten gelten strengere Regeln. Lies dazu vorher Datenschutz.
Was kleine Betriebe laut Studien am häufigsten nutzen
Die Förderbank KfW wertet dafür ihr Mittelstandspanel aus: gut 5.200 Antworten, erhoben im Frühjahr 2025 für die Jahre 2022 bis 2024. Die häufigste KI-Technik ist Sprache erzeugen, also Chatbots wie ChatGPT. Im Mittelstand nutzen sie 14 %, bei Betrieben unter 5 Beschäftigten 13 %. Als typische Einsätze nennt die KfW:
- telefonische und schriftliche Kundenanfragen beantworten
- Texte für Produktbeschreibungen, Newsletter und Social Media schreiben
- übersetzen
- KI als Wissensquelle nutzen
Für die Spracherkennung nennt die KfW außerdem Besprechungsprotokolle als Einsatz.
Quelle: KfW Research, Fokus Nr. 554 vom 29.07.2026.
Was die Beispiele gemeinsam haben
- Die meisten fangen mit Text an. Angebote, Mails, Beiträge, Unterweisungen. In diesen Beispielen reicht dafür ein KI-Assistent wie ChatGPT.
- Der Mensch bleibt verantwortlich. Die KI entwirft, sortiert oder nimmt auf. Entscheiden, abschicken und schwierige Fälle übernehmen Menschen.
- Prompten muss man lernen. Das sagt der Malermeister aus Berlin selbst. Gute Anweisungen entstehen durch Üben.
- Größere Vorhaben brauchen Zeit und Geld. Die Ampel für Anfragen und die Absatzprognose waren Projekte mit Investition und Monaten Einführung. Die Textbeispiele nicht.
- Es gibt Grenzen. Anrufer sind anfangs unsicher. Die Prognose passt nicht für seltene Artikel. Bilder erzeugen spart nicht automatisch Zeit.
- Die digitale Grundlage ist oft schon da. Laut Bitkom verschicken 68 % der Handwerksbetriebe Angebote digital, 62 % ihre Rechnungen. 48 % bieten Online-Terminbuchung an (Studie Handwerk 2025, 504 Betriebe). Darauf kann KI aufbauen.
Nicht alles, was nach KI aussieht, ist KI. Eine automatische Eingangsbestätigung oder eine Terminerinnerung läuft meist nach festen Regeln. KI kommt dazu, wenn Anfragen vorsortiert oder bewertet werden, wie bei der Ampel für Anfragen.
Dein nächster Schritt
Such dir aus den Beispielen eine Aufgabe, die es bei dir jede Woche gibt. Oft ist das ein Text: ein Angebot, eine Antwort auf eine Anfrage, eine Unterweisung.
- Prüf mit dem Selbsttest unter Erste Schritte, ob die Aufgabe für einen ersten Versuch passt.
- Nimm eine fertige Anweisung von der Seite Arbeitsanweisungen und probier sie mit erfundenen Daten aus.
- Prüf das Ergebnis, bevor es rausgeht. Wie das geht, steht unter Ergebnisse prüfen.
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