Eine KI-Richtlinie ist eine kurze, schriftliche Regel für deinen Betrieb: Welche KI darf wer wofür nutzen, und was ist tabu? Für einen kleinen Betrieb reicht eine Seite. Hier findest du sechs Teile, eine Vorlage zum Ausfüllen und eine Anleitung zum Einführen.
Warum eine Richtlinie auf einer Seite
Vielleicht nutzen deine Leute KI schon, ob du es weißt oder nicht. In einer repräsentativen Befragung des IW gaben 33,5 % der berufstätigen KI-Nutzer in Unternehmen unter 50 Beschäftigten an, KI-Werkzeuge zu nutzen, die der Arbeitgeber nicht bereitstellt (IW-Kurzbericht Nr. 63, 19.09.2026, Selbstauskunft). Regeln für KI hatten laut Bitkom nur 23 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten (Befragung 2025).
Eine Richtlinie hilft dir bei drei Dingen:
- Klarheit im Team. Jeder weiß, welches Werkzeug erlaubt ist und welche Daten draußen bleiben.
- KI-Kompetenz nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung. Die Verordnung verlangt Maßnahmen, die die KI-Kompetenz deines Personals unterstützen. Eine Richtlinie mit kurzer Einweisung ist so eine Maßnahme. Mehr dazu unter EU-KI-Verordnung.
- Ein Plan. Eine KI-Richtlinie ist ein Teil davon. Für eine allgemeine Digitalisierungsstrategie hat die KfW modellhaft berechnet, wie wahrscheinlich ein typischer Mittelständler KI nutzt: ohne Digitalisierungsaktivitäten zu 19 %, mit Digitalisierungsstrategie zu 35 % (Fokus Nr. 533, Nutzung 2022 bis 2024). Das ist ein Zusammenhang, kein Beweis, dass die Strategie die Ursache ist.
Warum nur eine Seite? Eine lange Richtlinie liest niemand. Eine Seite hängt man ans Brett und bespricht sie in einer Teambesprechung.
Die sechs Teile
Die Teile stützen sich auf die sieben Schritte des Mittelstand-Digital Zentrums Berlin (16.07.2026) und die Muster-KI-Richtlinie der IHK Schwaben. Wir haben sie für kleine Betriebe gekürzt.
Ziele
Ein oder zwei Sätze: Wofür wollt ihr KI nutzen? Zum Beispiel: „Wir nutzen KI für Entwürfe von Angeboten und Antworten auf Anfragen. Die Entscheidung trifft immer ein Mensch.“ Ein Ziel hilft, neue Ideen einzuordnen.
Erlaubte Werkzeuge
Eine Liste mit Werkzeug, Tarif und Konto. Nur Werkzeuge von dieser Liste sind erlaubt. Neue Werkzeuge gibt die verantwortliche Person frei.
Die Datenschutzkonferenz rät zu Betriebskonten statt Privatkonten und zu einer Funktionsadresse statt eines Namens (DSK, Rn. 41 und 42). Welche Tarife einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bieten, steht unter Datenschutz.
Datenregeln
Eine einfache Ampel reicht:
- Rot, nie in die KI: Gesundheits- und Personaldaten, Passwörter, Kundendaten mit Namen, Betriebsgeheimnisse.
- Gelb, nur anonymisiert: zum Beispiel „Kundin A, Reihenhaus, Terrasse 25 Quadratmeter“ statt Name und Adresse.
- Grün, erlaubt: öffentliche Informationen und eigene Entwürfe.
Dazu zwei feste Regeln. Jeder KI-Text an Kunden wird von einem Menschen geprüft. Realistische KI-Bilder von echten Personen oder Orten werden gekennzeichnet (Art. 50 KI-VO).
Verantwortliche
Eine benannte Person. Sie gibt Werkzeuge frei, ist Ansprechpartner bei Fragen und hält die Richtlinie aktuell. Im kleinen Betrieb ist das oft der Chef selbst. Es kann aber auch die Mitarbeiterin sein, die sich am besten auskennt.
Erste drei Anwendungen
Drei konkrete Aufgaben, mit denen ihr anfangt. Für jede steht da, wer sie testet und wie lange. Welche Aufgaben sich eignen, findest du mit dem Selbsttest unter Erste Schritte. Passende Anleitungen stehen unter Arbeitsanweisungen.
Schulung
Eine kurze Einweisung für alle und ein Termin zum Auffrischen. Eine Liste hält fest: wer, was, wann, wie lange. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, solche Maßnahmen zu dokumentieren. Ein Zertifikat ist nicht nötig.
Vorlage herunterladen
Die Vorlage oben auf dieser Seite ist eine reine Textdatei. Du kannst sie in jedem Programm öffnen, auch auf dem Handy. Die Beispielwerte sind erfunden und als Beispiel markiert. Ersetze sie durch deine eigenen Angaben und lösch, was nicht passt.
Wer eine ausführlichere Fassung will, findet zwei kostenlose Vorlagen:
- die Muster-KI-Richtlinie der IHK Schwaben als Word-Datei. Laut IHK ersetzt sie keine Rechtsberatung.
- die sieben Schritte mit Vorlagen des Mittelstand-Digital Zentrums Berlin. Das Zentrum lief bis zum 30.09.2026, die Materialien bleiben laut BVMW online.
So führst du sie ein
- Bestandsaufnahme. Frag im Team, wer schon welche KI nutzt, offiziell und inoffiziell. Damit beginnen auch die sieben Schritte des Digitalzentrums Berlin.
- Ausfüllen. Füll die Vorlage aus. Nimm dir dafür Zeit ohne Störungen.
- Besprechen. Geh die Seite mit allen durch, die KI nutzen. Frag nach Einwänden. Regeln, die keiner versteht, hält keiner ein.
- Unterschreiben lassen und aufhängen. Ein Exemplar kommt ans Brett oder in den gemeinsamen Ordner.
- Einweisung dokumentieren. Trag in die Liste ein, wer wann dabei war.
- Nach sechs Monaten prüfen. Was hat funktioniert? Was wird gestoppt? Was kommt dazu? Das Digitalzentrum Berlin nennt die regelmäßige Überprüfung als eigenen Schritt.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Sie gibt einen Überblick zum Stand 28.09.2026. Bei Fragen zu Datenschutz oder Arbeitsrecht fragst du deinen Datenschutzbeauftragten oder eine Fachanwältin.