Mitnahme-Paket vom KI-Abend

Danke, dass du beim KI-Abend von Unternehmen 16356 dabei warst. Hier findest du das Wichtigste zum Nachlesen und neun Arbeitsanweisungen, die du direkt ausprobieren kannst. Jede hat eine eigene Seite mit Text zum Kopieren und einem Beispiel. Warst du nicht dabei, fang einfach hier an.

Das Wichtigste in vier Schritten

KI muss man nicht verstehen. Man muss ihr ein klares Problem geben. Das Beispiel vom Abend war eine Kundenmail: „Wie ist der Stand meines Auftrags? Können wir mit nächster Woche rechnen?“

1. Ein klares Problem. Was soll am Ende herauskommen? Zum Beispiel ein Antwortentwurf und eine Liste offener Fragen.
2. Die passenden Unterlagen. Auftragsliste, bisherige Absprachen, Firmenprofil. Ohne Unterlagen rät die KI.
3. Eine Arbeitsanweisung. Du schreibst einmal auf, wie die Aufgabe bei dir läuft. Welche Unterlagen, welche Regeln, was geprüft wird. Bei Claude und ChatGPT heißt so etwas auch Skill.
4. Das Ergebnis prüfen. Jede Zusage braucht eine Quelle. Im Beispiel war das Material bestellt, aber noch nicht bestätigt. Die Montage war nur vorgemerkt. Eine feste Zusage wäre falsch gewesen.

Dazu kommt der fünfte Punkt: den Stand festhalten. Die KI schreibt nach jeder Runde in eine kleine Datei, was gesichert ist, was offen ist und was als Nächstes kommt. Kommen neue Unterlagen, liest sie zuerst diese Datei. So fängt die nächste Aufgabe nicht bei null an.

Die Verantwortung bleibt bei dir. Du gibst die Daten frei, du prüfst das Ergebnis, du entscheidest über den Versand. Mehr dazu unter Ergebnisse prüfen.

Die Datenampel

Bevor du echte Unterlagen nutzt, schau auf die Ampel.

Richtig anonymisiert heißt: ohne Namen, Adresse, Datum oder Auftragsnummer. Zum Beispiel „Kundin A, Reihenhaus, Terrasse 25 Quadratmeter“. Ersetzt du nur den Namen durch ein Kürzel und Adresse oder Datum bleiben stehen, ist die Person noch erkennbar. Das bleibt Gelb.

Ein AVV allein reicht nicht. Du brauchst auch einen Grund, der die Verarbeitung erlaubt. Zum ersten Ausprobieren nimmst du erfundene Daten, die Beispiele auf diesen Seiten sind alle erfunden. Hat dein Betrieb eine KI-Richtlinie, gilt sie. Mehr dazu unter Datenschutz. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Privat oder Business: was ein Business-Konto ändert

Für echte Kundendaten brauchst du in der Regel ein Business-Konto. Das heißt bei ChatGPT Business und bei Claude Team.

Das lohnt sich, sobald echte Kundendaten ins Spiel kommen oder mehrere Leute im Betrieb mit KI arbeiten. Für den ersten Monat mit erfundenen Daten reicht ein privates Konto. Was die Tarife kosten und wie du sie einrichtest, steht unter ChatGPT und Claude.

So setzt du eine Anweisung ein

Öffne eine Anweisung oben und kopiere den Text. Dann hast du drei Wege.

Mit einem Arbeitsplatz wie ChatGPT Work oder Claude Cowork. Dort kann die KI in einem Ordner lesen und Dateien anlegen. Leg einen Ordner an und speichere die Anweisung darin, zum Beispiel mit dem Knopf „Als Datei speichern“. Leg zuerst nur erfundene Unterlagen dazu. Echte kommen erst hinein, wenn Ampel und Tarif passen. Schreib dann: „Lies die Anweisung und fang an.“ So war auch die Vorführung am Abend aufgebaut: Anweisung und Unterlagen lagen zusammen in einem Ordner.

Im normalen Chat oder in einem Projekt. Füge die Anweisung in die Anweisungen eines Projekts ein oder an den Anfang eines neuen Chats. Die KI klärt zuerst die Datenfrage, dann lädst du die Unterlagen hoch. Die Stand-Datei gibt sie dir als Text aus. Speichere ihn und lade ihn beim nächsten Mal wieder hoch.

In einem anderen Agenten. Die Texte sind reine Anweisungen ohne Programmcode. Sie sollten überall funktionieren, wo du der KI Text und Unterlagen geben kannst. Getestet haben wir sie noch nicht in jedem Werkzeug.

Zur Verfügbarkeit, Stand 30.09.2026: ChatGPT Work gibt es laut OpenAI in der Desktop-App für alle Tarife, im Browser und auf dem Handy ab Plus. Cowork gibt es laut Anthropic in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise. Die neue Oberfläche, in der Cowork einfach Claude heißt, kommt zuerst zu Pro und Max. Das kann sich schnell ändern.

Eine Anweisung startet nicht von selbst. Du startest jede Runde, und du liest mit. Wie du eine Arbeit später nach Zeitplan laufen lässt, zeigt die Anweisung „Dauerauftrag einrichten“.

So arbeiten alle Anweisungen

Alle neun folgen demselben Muster. Du erkennst es an den nummerierten Teilen im Text.

Die ausführlicheren Fassungen zum Herunterladen, als ZIP für Claude und als Text für ChatGPT und Gemini, findest du unter Arbeitsanweisungen.

Deine eigene Anweisung

Am Ende des Abends hast du dir eine Aufgabe aus deinem Betrieb überlegt. Diese Vorlage macht daraus eine eigene Anweisung. Die KI stellt dir dafür die vier Fragen vom Abend.

Ich möchte eine Arbeitsanweisung für eine Aufgabe aus meinem Betrieb schreiben, die sich regelmäßig wiederholt.

Stell mir diese vier Fragen einzeln und warte jeweils auf meine Antwort:
1. Was ist das Problem?
2. Welche Unterlagen brauchst du dafür?
3. Welches Ergebnis will ich am Ende haben?
4. Woran prüfe ich, ob es stimmt?

Frag danach nur nach, was noch fehlt, zum Beispiel Ton und Regeln.

Schreib dann eine Arbeitsanweisung mit diesen Teilen: vorab die Datenfrage klären und Gesundheitsdaten, Personalakten, Passwörter, Bankdaten und Betriebsgeheimnisse nie annehmen, erst fragen, dann bearbeiten, liefern, Stand in einer Datei festhalten, Grenzen. Die Anweisung soll sagen: nur Belegtes verwenden, Lücken als [OFFEN: …] markieren, nichts senden, keine Originaldateien ändern. Halte sie kurz.

Erfinde keine Angaben über meinen Betrieb. Probier die Anweisung danach mit erfundenen Beispieldaten aus und zeig mir, was noch unklar ist.

Die Zahlen vom Abend

• 57 % der Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten setzen 2026 KI ein. Nur noch 4 % sagen: kein Thema. Quelle: Bitkom, Befragung von 603 Unternehmen im Sommer 2026.
• Von den Unternehmen ab 20 Beschäftigten, die noch keine KI nutzen, fehlt 85 % das technische Wissen und 51 % fehlen die Leute dafür. Quelle: Bitkom 2026.
• Im Handwerk nutzen erst 4 % der Betriebe KI. Quelle: Bitkom und ZDH, 504 Betriebe, Juni und Juli 2025.
• In der amtlichen Statistik für Anfang 2025, Unternehmen ab 10 Beschäftigten: Deutschland 26 %, EU 20 %. Bei 10 bis 49 Beschäftigten: Deutschland 23 %, EU 17 %. Quelle: Eurostat und Destatis.

Die Erhebungen fragen verschiedene Gruppen zu verschiedenen Zeiten. Die Zahlen lassen sich deshalb nicht miteinander verrechnen.