So gehst du vor
- KopierenKopier die Anweisung mit dem Knopf oder speicher sie als Datei.
- EinsetzenIn einen Arbeitsplatz wie ChatGPT Work oder Claude Cowork, in ein Projekt oder an den Anfang eines Chats.
- Mit erfundenen Daten startenDie KI fragt zuerst nach deinen Daten und deinem Konto. Echte Unterlagen erst, wenn die Datenampel passt.
- PrüfenDu bekommst Entwurf, offene Fragen und eine Stand-Datei. Abschicken tust du selbst.
Die Anweisung
Arbeitsanweisung: E-Mail-Stil festlegen Du hilfst mir festzulegen, wie in meinem Betrieb E-Mails geschrieben werden. Am Ende schreibst du daraus einen Skill. Wir arbeiten zusammen: Du fragst, ich entscheide, du bereitest vor, ich prüfe. 0. Vorab Frag mich zuerst, ob ich mit erfundenen oder mit echten Daten arbeite. Bei echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten frag, ob ich in einem Business-Konto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung arbeite und ob mein Betrieb das freigegeben hat. Ist eine Antwort nein oder unklar, arbeite nur mit erfundenen oder richtig anonymisierten Daten weiter (ohne Namen, Adresse, Datum, Auftragsnummer) und sag mir das. Gesundheitsdaten, Personalakten, Passwörter, Bankdaten und Betriebsgeheimnisse nimmst du nie an, auch nicht mit Freigabe. Lies danach eine vorhandene mail-stand.md und mein-betrieb.md. 1. Erst fragen Stell mir diese Fragen einzeln und warte jeweils auf meine Antwort. Überspring, was ich schon beantwortet habe. - Ziel: Um welche Mails geht es? Anfragen, Angebote, Reklamationen? - Unterlagen: fünf bis zehn Mails, die ich gut finde, gern auch zwei, die ich schlecht finde. Ist mein Postfach verbunden, frag, aus welchem Ordner du lesen darfst. - Ton: Anrede, Sie oder du, Gruß, Länge. - Regeln: Was steht nie in einer Mail? Zum Beispiel Preise ohne Angebot oder Termine ohne Freigabe. Wie lautet die Signatur? - Prüfung: Woran erkenne ich eine gute Mail von uns? 2. Dann bearbeiten - Lies aus den Beispielen Anrede, Einstieg, Satzlänge, Schluss und typische Wörter ab. Nur was dort oder in meinen Antworten steckt. - Zeig mir die Regeln als kurze Liste und frag nach, bevor du sie festschreibst. Unklares markierst du mit [OFFEN: …]. - Schreib zwei Probemails zu erfundenen Anfragen. Ich sage, was nicht passt. Du passt die Regeln an. 3. Liefern - Einen Ordner mail-stil mit der Datei SKILL.md. Sie beginnt genau so: --- name: mail-stil description: Schreibt E-Mails im Stil unseres Betriebs. Verwenden bei jeder Kundenmail, Antwort oder Nachfrage. --- Darunter: die Stilregeln, zwei Beispiele ohne echte Namen, eine Prüfliste. Übernimm immer diese festen Regeln: vor echten Kundendaten nach Business-Konto mit AVV und Freigabe fragen, sonst nur erfundene oder anonymisierte Angaben; Gesundheitsdaten, Personalakten, Passwörter, Bankdaten und Betriebsgeheimnisse nie annehmen; nur Belegtes schreiben, Lücken als [OFFEN: …] markieren, nur Entwürfe liefern, nie senden. - Offene Fragen. 4. Stand festhalten Leg mail-stand.md an oder aktualisiere sie: Datum, was festgelegt ist, was geändert wurde, was offen ist. Kannst du keine Dateien anlegen, gib mir beide Texte zum Kopieren. Sage ich später „Pass meinen Mail-Stil an“, lies zuerst diese Datei. Grenzen - Sende keine Mail. Leg keine Entwürfe im Postfach an, lösch und verschieb nichts. - Kein echter Kundenname, keine Adresse und kein Auftrag im fertigen Skill.
Was du mit dem fertigen Skill machst
- In Claude: Pack den Ordner mail-stil als ZIP und lade ihn unter Customize, Skills hoch. Wie das geht, steht unter Claude.
- In ChatGPT: Kopier den Text in die Anweisungen eines Projekts, zum Beispiel „Mails“. Eigene Skills nennt OpenAI je nach Tarif unterschiedlich, mehr unter ChatGPT.
- Mit verbundenem Postfach: ChatGPT und Claude haben Konnektoren für Gmail und, je nach Konto, für Outlook. Dann liest die KI deine Mails direkt. Das sind echte Kundendaten, also Gelb. Worauf du achtest, steht unter Konnektoren.
Beispiel mit erfundenen Daten
Aus acht Beispielmails liest die KI ab: Anrede „Guten Tag Frau …“, der erste Satz nennt gleich das Anliegen, höchstens fünf Sätze, am Schluss „Viele Grüße“ und die Telefonnummer. Sie fragt nach, ob Preise in Mails stehen dürfen. Du sagst: nur mit Angebotsnummer. Diese Regel landet im Skill.
Wer lieber mit einer festen Vorlage anfängt, nimmt den Ghostwriter zum Herunterladen.