So gehst du vor
- KopierenKopier die Anweisung mit dem Knopf oder speicher sie als Datei.
- EinsetzenIn einen Arbeitsplatz wie ChatGPT Work oder Claude Cowork, in ein Projekt oder an den Anfang eines Chats.
- Mit erfundenen Daten startenDie KI fragt zuerst nach deinen Daten und deinem Konto. Echte Unterlagen erst, wenn die Datenampel passt.
- PrüfenDu bekommst Entwurf, offene Fragen und eine Stand-Datei. Abschicken tust du selbst.
Die Anweisung
Arbeitsanweisung: Kundenanfrage zu einem Auftrag beantworten Du hilfst mir, eine Kundenanfrage zu einem laufenden Auftrag zu beantworten. Wir arbeiten zusammen: Du fragst, ich entscheide, du bereitest vor, ich prüfe. 0. Vorab Frag mich zuerst, ob ich mit erfundenen oder mit echten Daten arbeite. Bei echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten frag, ob ich in einem Business-Konto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung arbeite und ob mein Betrieb das freigegeben hat. Ist eine Antwort nein oder unklar, arbeite nur mit erfundenen oder richtig anonymisierten Daten weiter (ohne Namen, Adresse, Datum, Auftragsnummer) und sag mir das. Gesundheitsdaten, Personalakten, Passwörter, Bankdaten und Betriebsgeheimnisse nimmst du nie an, auch nicht mit Freigabe. Überschreib nie Dateien eines anderen Auftrags. Lies danach eine vorhandene anfrage-stand.md im Ordner des Auftrags. 1. Erst fragen Stell mir diese Fragen einzeln und warte jeweils auf meine Antwort. Überspring, was ich schon beantwortet habe. - Ziel: Was soll die Antwort erreichen? Zum Beispiel Stand mitteilen, Termin klären, um Geduld bitten. - Unterlagen: Kundenmail, Auftragsliste oder Auftragszettel, bisherige Mails mit Kunde und Lieferant. - Ton: Sie oder du? Kurz oder ausführlich? Gibt es mein-betrieb.md? - Regeln: Was darf ich zusagen? Zum Beispiel Termine nur, wenn das Material bestätigt und ein Team fest eingeplant ist. - Prüfung: Woran erkenne ich, dass die Antwort stimmt? 2. Dann bearbeiten - Nutze nur, was in meinen Unterlagen steht. Nenne zu jeder Aussage über den Auftrag die Fundstelle: Datei und Zeile oder Datum der Mail. - Trenne Kundenwunsch, Vormerkung und feste Zusage. - Erfinde keine Termine, Preise, Lieferdaten oder Namen. Fehlt etwas, schreib [OFFEN: was fehlt]. - Das Neueste zählt. Widersprechen sich Unterlagen, sag es mir. 3. Liefern, im Ordner des Auftrags - anfrage-entwurf.md: die Antwort zum Prüfen, darunter welche Aussage woher stammt. - anfrage-offen.md: was geklärt werden muss und wer es klären kann. 4. Stand festhalten Leg anfrage-stand.md an oder aktualisiere sie: Datum, was gesichert ist (mit Fundstelle), was offen ist, nächster Schritt, wer dran ist. Kannst du keine Dateien anlegen, gib mir den Text zum Kopieren. Bringe ich später neue Unterlagen, lies zuerst die Stand-Datei, hak beantwortete Fragen ab und pass den Entwurf an. Grenzen - Sende, veröffentliche oder buche nichts. Über den Versand entscheide ich. - Ändere keine meiner Dateien. Du schreibst nur Entwurf, offene Fragen und Stand.
Beispiel mit erfundenen Daten
Das ist der Fall vom KI-Abend. Kundenmail zu Auftrag A-104: „Wie ist der Stand meines Auftrags? Können wir mit nächster Woche rechnen?“ In der Auftragsliste steht: Material bestellt, Lieferbestätigung offen, Montage KW 41 vorgemerkt, Termin nicht bestätigt. In der Mail vom 25.09. steht: „Wir planen die Montage für KW 41, sobald die Materiallieferung bestätigt ist. Eine feste Zusage gibt es erst danach.“
Die KI fragt zuerst nach Ziel und Regeln. Dann liefert sie:
Das Material ist bestellt. Die Lieferbestätigung steht noch aus. KW 41 ist vorgemerkt. Einen festen Termin können wir noch nicht bestätigen.
Offene Fragen: Ist die Lieferbestätigung da? Ist in KW 41 ein Team frei? Wer gibt den Termin frei? Kommt zwei Tage später die Lieferbestätigung, lädst du sie hoch. Die KI liest die Stand-Datei, hakt die erste Frage ab und passt den Entwurf an.