Wer bringt KI in den Betrieb? Drei Wege

Du willst KI im Betrieb nutzen. Bleibt die Frage, wer sich darum kümmert. Es gibt drei Wege: Du machst es selbst, du befähigst deine Leute, oder du holst dir einen Partner von außen. Jeder Weg hat Stärken und Schwächen. In der Praxis werden die drei Wege oft gemischt. Diese Seite hilft dir, die passende Mischung zu finden.

Du selbst

Du nimmst dir Zeit, probierst Werkzeuge aus und entscheidest, was im Betrieb genutzt wird.

Das spricht dafür:

Der Einstieg ist günstig.
Du verstehst selbst, was möglich ist und was nicht.
Entscheidungen fallen schnell.

Das spricht dagegen:

Zeit ist der Engpass. Die Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK) hat im November 2025 4.686 Unternehmen befragt. Als größte Hürden der Digitalisierung nannten sie Zeit (58 %) und Komplexität (56 %). Eine Gewichtung weist die DIHK nicht aus, die Werte sind also keine hochgerechnete Quote. Auch die KfW zählt knappe Zeit und fehlende Kompetenzen zu den wichtigsten Hemmnissen beim KI-Einsatz.
Wissen fehlt am Anfang. Destatis hat 2025 kleine Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten befragt, die KI erwogen, aber nicht eingeführt haben. Das sind 18 % dieser Größenklasse. 73 % von ihnen nennen fehlendes Wissen als Grund, 64 % rechtliche Unklarheit, 60 % Datenschutz. Zu hohe Kosten nennen nur 33 %.
Das Wissen bleibt bei dir hängen. Wenn nur du dich auskennst, arbeitet das Team daneben oft mit eigenen, privaten Werkzeugen weiter.

Dieser Weg passt, wenn du Lust auf das Thema hast und dir jede Woche eine feste Stunde dafür freihalten kannst. Der Einstieg steht unter Erste Schritte.

Deine Leute

Viele Beschäftigte nutzen KI längst, auch ohne Auftrag vom Chef. Du kannst dieses Wissen in geordnete Bahnen lenken.

Was die Zahlen zeigen:

Schatten-KI ist verbreitet. Schatten-KI heißt: Beschäftigte nutzen KI-Werkzeuge, die der Betrieb nicht bereitgestellt hat. Laut IW-Kurzbericht 63/2026 trifft das auf 29,1 % der Beschäftigten zu, die KI im Beruf nutzen. In Unternehmen unter 50 Beschäftigten sind es 33,5 %, ab 250 Beschäftigten 25,5 %. Bei unter 30-Jährigen sind es 38,4 %. Befragt wurden im März und April 2026 knapp 5.000 Beschäftigte, davon 2.793 KI-Nutzer. Laut IW heißt „nicht bereitgestellt“ nicht zwingend heimlich oder verboten.
Wer Kompetenz fördert, sollte auch Werkzeuge stellen. Beschäftigte, die ihrem Arbeitgeber ein starkes Engagement beim Aufbau von KI-Kompetenz bescheinigen, nutzen zu 44,5 % nicht bereitgestellte Werkzeuge. Ohne wahrgenommenes Engagement sind es 21,3 % (IW). Werkzeuge, die der Betrieb bereitstellt, werden fast doppelt so oft regelmäßig genutzt. Das ist ein Befund des ifo Instituts (Arntz und andere, 2025), den das IW zitiert.
Die Betriebe wissen davon. Bitkom hat 2025 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. In 8 % ist die Nutzung privater KI-Zugänge weit verbreitet, in 17 % gibt es Einzelfälle, weitere 17 % vermuten es. Nur 26 % stellen einen offiziellen Zugang zu KI-Assistenten bereit, bei 20 bis 99 Beschäftigten 23 %. 23 % haben Regeln für den KI-Einsatz.
Geschult wird zunehmend. Im Sommer 2026 schulten 70 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten ihre Leute zu KI, 25 % taten es nicht. 66 % schätzen die KI-Kompetenz ihrer Leute als gering ein (Bitkom, 603 Unternehmen). Bei Weiterbildung zu Digitalthemen allgemein nennen 40 % fehlende Zeit und 28 % fehlendes Budget als Hürden (Bitkom, Januar und Februar 2026).
Im Handwerk helfen oft die Azubis. 54 % der Ausbildungsbetriebe im Handwerk profitieren bei der Digitalisierung von ihren Auszubildenden. 29 % der Handwerksbetriebe haben Mitarbeitende, die mit KI umgehen können (Bitkom, 504 Handwerksbetriebe, Sommer 2025).

Was „befähigen“ konkret heißt:

ein Firmenkonto statt privater Konten
feste Zeit pro Woche
ein kleines Budget
klare Regeln, welche Werkzeuge und welche Daten erlaubt sind
Ergebnisse regelmäßig im Team zeigen

Die Regeln hältst du am besten auf einer Seite fest. Eine Vorlage findest du unter KI-Richtlinie. Was nicht in die KI gehört, steht unter Datenschutz.

Das spricht dafür:

Das Wissen bleibt im Haus.
Deine Leute kennen die Abläufe am besten.
Es motiviert, wenn jemand sein Können einbringen darf.

Das spricht dagegen:

Im Tagesgeschäft fehlt oft die Zeit.
Das Wissen hängt schnell an einer einzigen Person.
Ohne Regeln wächst die Schatten-KI weiter.

Ein Partner von außen

Ein Berater oder Dienstleister zeigt, was möglich ist, und setzt es mit dir um.

Was die Quellen sagen:

Laut KfW sind Beratungs- und Informationsangebote ein wichtiger Hebel, vor allem für Betriebe, die bisher wenig mit KI machen (Fokus 554, Juli 2026).
Ein Leitfaden des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hamburg sagt: Du kannst Dienstleister beauftragen. Ein Grundverständnis im eigenen Betrieb bleibt trotzdem nötig.
Abhängigkeit ist ein echtes Thema. In der DIHK-Umfrage vom November 2025 sehen sich bei KI 36 % der Unternehmen als weitgehend und 32 % als vollkommen abhängig von Anbietern. Auch hier weist die DIHK keine Gewichtung aus.
Die Pflicht, für KI-Kompetenz im Betrieb zu sorgen, gibt kein Partner für dich ab. Sie bleibt immer beim Betrieb selbst. Was die EU-KI-Verordnung dazu verlangt, steht unter EU-KI-Verordnung.

Das spricht dafür:

Es geht schneller.
Die technische Umsetzung ist dabei.
Der Partner bringt Erfahrung aus anderen Betrieben mit.

Das spricht dagegen:

Es kostet Geld. Was genau, hängt vom Auftrag ab. Für Beratung gibt es in Brandenburg Förderung. Laut IHK Ostbrandenburg erstattet die BAFA-Beratungsförderung 80 % der Kosten, höchstens 2.800 Euro pro Beratung. Anträge sind bis 31.12.2026 möglich. Die Beratung darf erst nach dem Informationsschreiben beginnen, sonst gibt es kein Geld.
Es entsteht Abhängigkeit. Von dem Partner und von den Werkzeugen, die er einrichtet.
Das Wissen landet nicht von selbst im Team. Wenn der Partner geht, fehlt es.
Die Qualität schwankt. Nicht jeder Anbieter arbeitet gleich gut.

Bevor du Geld ausgibst, lohnt ein Blick auf die kostenlosen Stellen in der Region. Sie stehen unter Unterstützung in der Region.

Woran du einen guten Partner erkennst

Es gibt kein Gütesiegel für KI-Beratung. Die folgenden Fragen leiten sich aus den Nachteilen oben ab. Stell sie vor dem Auftrag.

Bleibt das Wissen bei uns? Ein guter Partner schult dein Team mit und erklärt, was er einrichtet. Du willst am Ende selbst verstehen, wie es funktioniert.
Laufen Konten und Zugänge auf meinen Betrieb? Die KI-Konten, Daten und Einstellungen sollten deinem Betrieb gehören, nicht dem Partner. So kannst du später wechseln.
Welche Werkzeuge schlägt er vor, und warum? Frag, ob er auch andere Anbieter in Betracht gezogen hat. Ein Vergleich der gängigen Assistenten steht unter Welche KI passt.
Was kostet es, auch später? Lass dir einmalige Kosten und laufende Kosten getrennt nennen. Dazu gehören auch die Abos für die Werkzeuge.
Wie geht er mit Daten um? Er sollte von sich aus nach Datenschutz und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung fragen. Das ist ein Vertrag, der regelt, wie ein Dienstleister mit deinen Daten umgeht. Mehr dazu unter Datenschutz und im Glossar.
Fängt er klein an? Ein Probelauf mit einer einzigen Aufgabe zeigt schnell, ob es passt.

So entscheidest du

Die drei Wege schließen sich nicht aus. Oft ist eine Mischung sinnvoll. Diese Fragen helfen beim Sortieren.

Wie viel Zeit hast du selbst? Für den Einstieg brauchst du regelmäßig etwas Zeit, zum Beispiel eine feste Stunde pro Woche. Hast du die nicht, such dir jemanden im Team oder außerhalb.
Gibt es in deinem Team schon jemanden, der KI nutzt? Frag nach. Oft ist die Antwort ja. Dann gib dieser Person Zeit, ein Firmenkonto und klare Regeln.
Brauchst du Technik, die über einen KI-Assistenten hinausgeht? Etwa eine Anbindung an dein Postfach oder deine Software. Dann ist ein Partner von außen eine Überlegung wert. Behalte trotzdem ein Grundverständnis im Betrieb.
Hast du die kostenlosen Angebote genutzt? Kammern und geförderte Zentren bieten Beratung und Workshops an, vieles davon kostenlos. Die Liste steht unter Unterstützung in der Region.
Hast du es aufgeschrieben? Laut KfW nutzen Betriebe mit Digitalisierungsstrategie KI deutlich häufiger. Für einen kleinen Betrieb reicht eine Seite. Wie das geht, steht unter KI-Richtlinie.

Egal welchen Weg du wählst: Fang mit einer einzigen Aufgabe an und prüf die Ergebnisse. Wie, steht unter Ergebnisse prüfen.